Wat is privacy management software en wat kan het voor jou betekenen?

‍Wanneer het gaat om privacy compliance binnen je organisatie en het voorbereiden op de AVG kunnen de meeste organisaties alle mogelijke hulp gebruiken. Dit is niet erg vreemd, aangezien privacy compliance vrijwel de gehele organisatie raakt en een grote verscheidenheid aan vragen kan oproepen. Nu er tegenwoordig voor vrijwel elk probleem een software oplossing of app is, rijst bij organisaties de vraag; “Is er een manier waarop software mij kan helpen met privacy compliance?”

Het korte antwoord op deze vraag is; “Ja, er iets genaamd privacy management software, en het kan je helpen bij het voldoen aan de vereisten van de AVG”. Het lange antwoord ligt meer genuanceerd. Net als de meeste software is privacy management software namelijk maar net zo goed is als de input die het krijgt. Dit betekent dat het afnemen van een licentie voor privacy management software je organisatie niet ineens privacy compliant maakt. Dat vereist meer moeite en structurele veranderingen in je organisatie; software kan dit niet voor je doen. Privacy management software kan je echter wel helpen om je doel van privacy compliance te bereiken, en de weg daar naartoe een stuk makkelijker te maken.

Dus wat kan privacy management software betekenen voor jouw organisatie?

Allereerst is er een groot verschil tussen software voor het managen van je privacy compliance en voor je informatiebeveiliging. In het algemeen geldt dat privacy management software je persoonsgegevens niet voor je versleutelt of je een firewall biedt. Privacy management software kan je daarentegen helpen bij de administratie, het monitoren en afhandelen van alle privacy-gerelateerde zaken binnen je organisatie.

Waarom heb je hier dan hulp bij nodig?

Voor de meeste organisaties van enige omvang kost het veel tijd en moeite om hun privacy compliance in te richten, tijd en moeite die je liever aan je ‘core business’ besteedt. Privacy management software helpt je om te focussen op de moeilijke en belangrijke zaken door repeterende activiteiten te stroomlijnen of automatiseren. Het kan je helpen met de opbouw van een register door je te voorzien van de vragenlijsten die nodig zijn om zo’n register te vullen. Het kan je helpen met het managen van verwerkersovereenkomsten, het registreren van datalekken, het uitvoeren en registreren van privacy impact assessments of het analyseren van activiteiten in je organisatie die mogelijk het grootste risico vormen voor je privacy compliance.

Dit betekent echter niet dat privacy management software een luxe is waar alleen grote multinationals de vruchten van kunnen plukken. Integendeel, elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt op een bepaalde schaal kan profiteren van de begeleiding en structuur die privacy management software kan bieden. Gelukkig zijn er verschillende smaken privacy management software management beschikbaar, gericht op grote, medium of kleine organisaties, zodat er in principe voor elke organisatie een oplossing te vinden is. Probeer daarom altijd de software oplossing te vinden die het beste past bij de behoeften en wensen van jouw organisatie.

In onze volgende blog bespreken we wat voor soort privacy management software bij jouw organisatie past. Hier bespreken we bijvoorbeeld het verschil tussen zogenaamde assessment managers en data discovery tools, en leggen we uit welke privacy management software bij jouw organisatie past.

Meer weten over onze privacy management software? Kijk dan op de Privacy Nexus website.