De race naar de AVG
De uitdaging – DIY AVG implementatie kit in 2 maanden
Met 25 mei 2018 in het vizier startte Aedes in het najaar van 2017 met de opzet van de AVG Routeplanner. Als branchevereniging van woningcorporaties vertegenwoordigt Aedes een brede groep woningcorporaties, van klein tot groot, die zich inzetten voor toegankelijke sociale woningbouw in Nederland. De leden stonden voor de uitdaging om van start te gaan met de aangescherpte privacywetgeving en Aedes wilde hen hierbij helpen, zodat niet overal het wiel opnieuw uitgevonden hoefde te worden.
Aedes besloot om specialistische hulp in te schakelen van Privacy Company om het idee van een AVG Routeplanner uit te werken en te realiseren. Samen stonden we voor de uitdaging om de lastige AVG bepalingen naar praktisch toepasbare middelen te vertalen die door elke woningcorporatie gebruikt zouden kunnen worden. De uitdaging was om zoveel mogelijk generieke en praktische handvatten te maken en relevante voorbeelden te gebruiken zodat iedere woningcorporatie zelfstandig aan de slag kon.
Het resultaat - de AVG Routeplanner met meer dan 25 privacy templates
De AVG Routeplanner is bedoeld om de gebruiker stapsgewijs te ondersteunen bij het implementeren van de vereisten uit de AVG.
Sterre Riewald, adviseur bij Privacy Company ‘Het was een flinke klus om het doel te behalen. Na een eerste inventarisatie van de benodigde informatie kregen we een duidelijk beeld van de gewenste inhoud van de Routeplanner. Uiteindelijk is de Routeplanner een pakket geworden van meer dan 25 documenten, bestaande uit onder andere templates voor privacybeleid en een privacyverklaring, voor procedures voor datalekken en voor een het register van verwerkingsactiviteiten’
Dat deze AVG Routeplanner in slechts twee maanden tot stand is gekomen, is deels te danken aan de klankbordgroep. Met de klankbordgroep, bestaande uit circa 25 woningcorporaties, werd de inhoud van de routeplanner afgestemd. Zo ontstond er een goed beeld of de documenten, die werden opgesteld, aansloten op de dagelijkse praktijk bij de corporaties. Zo werd het snel een bruikbaar handvat voor uiteenlopende corporaties in heel Nederland.
Anouk Visser, adviseur bij Privacy Company: ‘De klankbordgroep gaf waardevolle feedback op de draft templates zodat we de documenten nog beter hebben kunnen laten aansluiten op de praktijk.’
Een succes - Meer dan 300 aanvragen van de AVG routeplanner
Dat de AVG Routeplanner aansluit op waar de woningcorporaties naar op zoek waren, blijkt wel uit het feit dat de Routeplanner inmiddels door meer dan 300 woningcorporaties is aangevraagd en naar tevredenheid wordt gebruikt – een enorm succes! Aldus de voorzitter van de klankbordgroep Bas Buitendijk. En we staan niet stil. Inmiddels is de Routeplanner weer verder aangevuld met een template voor bewaartermijnen, met informatie over Privacy by Design & Default en met informatie over het creëren van Awareness
Inmiddels hebben de privacy verantwoordelijken bij corporaties zich verenigd in een online community. Zo wordt het steeds beter mogelijk om kennis uit te wisselen en kunnen corporaties elkaar helpen. De Routeplanner komt ook hier nog steeds goed van pas.
Met de komst van de AVG is de samenwerking tussen corporaties op het gebied van privacy enorm gegroeid. Dat is een goede basis om verder te werken aan continue verbetering rondom compliance en data protectie.
Dit artikel kwam tot stand door Privacy Company in samenwerking met Aedes
Voor vragen, neem contact op met Anouk Visser of Sterre Riewald, beide privacy adviseurs bij Privacy Company, op telefoonnummer 070-820 96 90.
Meer informatie over de Aedes AVG routeplanner: neem contact op met Bas Buitendijk, adviseur informatiemanagement bij Aedes, op 06-4625 2879 of b.buitendijk@aedes.nl.
Ben je geen woningcorporatie en vind je aanpak van de routeplanner interessant, neem dan contact op met Privacy Company.
