Nieuwe DPIA zakelijke Microsoft Intune: vijf lage privacyrisico’s

In opdracht van het Ministerie van Justitie en Veiligheid heeft Privacy Company onderzoek gedaan naar de privacyrisico’s van het gebruik van de zakelijk Intune software van Microsoft. Daarmee kunnen systeembeheerders bijvoorbeeld informatie versleutelen op de apparaten van gebruikers. Privacy Company heeft ook onderzoek gedaan naar de privacyrisico’s van de browserversie van Microsoft Office 365 en de Office apps voor iOS en Android mobiele telefoons. Met toestemming van het Ministerie publiceren wij twee blogs over onze bevindingen, deze blog over Intune en de tweede blog over de browserversie en de app-versie van Office 365.

‍

Voor vragen over het onderzoek kunt u zich wenden tot SLM Microsoft Rijk (Strategisch Leveranciersmanagement Microsoft Rijk), bereikbaar via perswoordvoering van het ministerie van Justitie, 070 370 73 45.

‍

Wereldwijde nieuwe privacyvoorwaarden Microsoft

SLM Microsoft Rijk heeft begin mei 2019 nieuwe privacyvoorwaarden gesloten met Microsoft voor de 300.000 digitale werkplekken van de Rijksoverheid. Het gaat om de grootzakelijke (Enterprise) versies van Microsoft’s online diensten, die in gebruik zijn bij de ministeries, de Belastingdienst, de politie, de rechtspraak en zelfstandige bestuursorganen. Sindsdien treedt Microsoft alleen nog op als verwerker voor al haar online diensten, verwerkt de persoonsgegevens nog maar voor drie doelen, verwerkt de gebruiksgegevens niet voor profiling, data analytics, marktonderzoek of advertenties, en geeft effectieve auditrechten aan de Rijksoverheid.
In januari 2020 heeft Microsoft wereldwijde verbeteringen doorgevoerd in de privacyvoorwaarden voor haar zakelijke online diensten. Zie de Online Service Terms met het aparte Data Protection Addendum van respectievelijk juni en januari 2020. Deze verbeteringen zijn geïnspireerd op de eisen die het Rijk had gesteld maar zijn er nadrukkelijk niet gelijk aan.
Naar aanleiding van deze DPIA heeft Microsoft toezeggingen gedaan om twee van de geconstateerde vijf lage risico’s te verhelpen. De inhoud van de toezeggingen staat onderaan deze blog. Naar aanleiding van beide DPIA’s zal Microsoft per 1 augustus 2020 opnieuw wereldwijde verbeteringen doorvoeren in haar privacyvoorwaarden.

‍

Wat is Intune?

Intune is een online beheers- en beschermingsdienst voor allerlei soorten mobiele apparaten. Niet alleen voor Windows desktops en laptops, maar ook voor mobieltjes en tablets met het macOS, iOS en Android besturingssysteem. Overheidsorganisaties kunnen Intune gebruiken om persoonlijke en zakelijke mobiele apparaten centraal te registreren, en om de persoonsgegevens op de apparaten te versleutelen. De organisaties kunnen via Intune ook beheren dat gebruikers hun apparaten niet in een onveilige modus zetten, en ze kunnen het apparaat volledig of selectief wissen als het kwijtraakt.

De overheidsorganisaties kunnen Intune gebruiken voor twee verschillende beveiligingsdoelen, namelijk (1) het beheersen van de toegang van apps op de apparaten tot de (persoons)gegevens en (2) het afdwingen van naleving van het informatiebeveiligingsbeleid bij gebruik van de apparaten. Deze twee beheersmogelijkheden van Intune worden hierna aangeduid als MAM (Mobile Access Management) en MDM (Mobile Device Management).

‍

De DPIA beschrijft twee verschillende manieren om apparaten in te schrijven in Intune: door medewerkers zelf, als persoonlijk apparaat of door de systeembeheerders, als zakelijk apparaat. Intune biedt ook de mogelijkheid om apparaten volledig te laten beheren (supervised mode), maar die beheerswijze valt buiten de scope van dit onderzoek. Op dergelijke apparaten kunnen medewerkers geen persoonlijke apps installeren.

Het onderzoek gaat over twee soorten gegevensverwerking: de verwerking van diagnostische gegevens op de Intune cloudservers van Microsoft, en de gegevensverwerking via de Intune Bedrijfsportal-app (Company Portal app). De gebruikers van zelfbeheerde apparaten moeten deze app installeren om hun apparaten te kunnen laten beheren via Intune. Alleen gebruikers van apparaten met Windows 10 kunnen zich via een browser aanmelden bij Intune. Deze DPIA gaat ook in op het gebruik van de Microsoft Azure Active Directory, omdat het gebruik ervan verplicht is bij zowel Mobile Device Management (MDM) als Mobile Application Management (MAM).

‍

Resultaat: vijf lage privacyrisico’s

Het resultaat van deze DPIA is dat er vijf lage privacyrisico’s zijn voor betrokkenen (de eindgebruikers van de randapparatuur). Deze risico’s vloeien voort uit de volgende omstandigheden:

• Microsoft gedraagt zich als verantwoordelijke voor de Intune Company Portal app, en niet als verwerker;
• Systeembeheerders kunnen de status van een apparaat ongemerkt wijzigen van ‘persoonlijk’ naar ‘zakelijk’: daarna kunnen ze alle geïnstalleerde apps zien op een apparaat;
• Er is geen centrale opt-outmogelijkheid voor de verzameling van telemetriegegevens en debug logbestanden uit de Company Portal app;
• Microsoft is niet transparant over de gegevensverwerking via de Company Portal app;
• Microsoft verwerkt persoonsgegevens in de Verenigde Staten.

‍

De vijf lage privacyrisco’s zijn:

1. Onrechtmatige toegang door systeembeheerders tot privégegevens op persoonlijke apparaten na statuswijziging: leidt tot verlies aan controle en verlies aan vertrouwelijkheid;
2. Chilling effect op werknemers als Intune wordt ervaren als personeelsvolgsysteem: beperking in de uitoefening van hun grondrechten;
3. Gebrek aan doelbinding gegevensverwerking via de Bedrijfsportal app: leidt tot verlies aan controle, mogelijke heridentificatie van gepseudonimiseerde gegevens en mogelijk verlies aan vertrouwelijkheid;
4. Gebrek aan transparantie diagnostische gegevens Bedrijfsportal app: leidt tot verlies aan controle en mogelijk verlies aan vertrouwelijkheid, en ook tot onmogelijkheid om je rechten uit te kunnen uitoefenen als betrokkene;
5. Doorgifte van een beperkte hoeveelheid diagnostische persoonsgegevens naar de VS: bij geheime vorderingen door opsporings- of geheime diensten leidt dit tot verlies aan controle, mogelijke heridentificatie van gepseudonimiseerde gegevens en verlies aan vertrouwelijkheid.

De lage inschatting van de risico’s hangt vooral samen met de relatief onschuldige aard van de diagnostische gegevens: geen inhoudelijke gegevens of anderszins gevoelige gegevens, en geen gedetailleerde registraties van individueel gedrag. Daar komt bij dat de overheidsinstellingen effectieve maatregelen kunnen treffen om de verzameling te voorkomen van gevoelige gegevens van de apparaten.

‍
Als de systeembeheerders van de overheidsinstellingen de adviezen opvolgen uit het rapport, zijn er voor de overheidsinstellingen geen bekende hoge privacyrisico’s bij het gebruik van Intune.

‍

Aanbevolen maatregelen overheidsorganisaties

• Werknemers adviseren om de telemetrie en foutopsporingslogboeken uit te zetten in de Bedrijfsportal app en om het telemetrieniveau in Windows 10 op Basis of Security te zetten;
• Een expliciet verbod toevoegen aan de beleidsregels voor systeembeheer om apparaten om te zetten van persoonlijk naar zakelijk zonder informatie en voorafgaande waarschuwingen;
• Het gedrag van systeembeheerders loggen en de logbestanden systematisch controleren, aanvullende maatregelen treffen zoals een VOG;
• Uitleg geven aan medewerkers over het beleid wat de organisatie wel en niet kan doen met Intune MDM en MAM;
• Eventuele uitbreiding met functionaliteiten die kunnen leiden tot inbreuk op de privacy van medewerkers eerst toetsen aan bestaand intern privacybeleid en autorisatiematrix;
• Interne privacy informatie geven over de soorten gegevens die Microsoft en de organisatie verwerkt op basis van de feitelijke bevindingen uit de DPIA;
• Advies opvolgen van SLM Microsoft Rijk over de houdbaarheid van doorgifte-instrumenten na jurisprudentie EU HvJ.

‍

Maatregelen Microsoft

Het DPIA rapport is afgerond op 31 maart 2020. Naar aanleiding van onderhandelingen tussen SLM Microsoft Rijk en Microsoft tussen april en juni 2020 heeft Microsoft zich gecommitteerd een aantal verbeteringen door te voeren. Deze verbeteringen zijn:

1. Microsoft zal optreden als verwerker voor de Bedrijfsportal-app, met uitzondering van verwerkingen voor Microsoft’s eigen legitieme bedrijfsdoelen, en alle gegevens verwerken conform de OST en het privacy amendement.
2. Microsoft zal documentatie publiceren over de aard van de gegevens die zij via de Bedrijfsportal app verzamelt. Deze documentatie moet ervoor zorgen dat klanten een goed begrip krijgen van de gegevens die Microsoft verzamelt.
   ‍

Deze maatregelen moeten uiterlijk in de herfst van 2020 worden geïmplementeerd. SLM Microsoft Rijk zal begin 2021 een update publiceren over de voortgang van de maatregelen, samen met een update over de maatregelen in het kader van de recente DPIA over de gegevensverwerking via Office 365 for the Web en de mobiele Office apps.

‍

Het hoe en waarom van deze aanbevelingen en toegezegde verbeteringen is toegelicht in het nieuwe Engelstalige DPIA rapport voor SLM Microsoft Rijk. Zie ook het tweede nieuwe DPIA rapport over de gegevensverwerking via Office 365 for the Web en de mobiele Office apps.

‍