6 tips voor AVG-proof fotograferen op evenementen

Mag je als een evenementenbureau of organisator door de nieuwe privacywetgeving nooit meer foto’s maken bij een evenement? Als je sommige berichten zou geloven, zou de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) elke vorm van fotografie verbieden. Maar dat is gelukkig niet zo. Je kunt je vaak beroepen op de journalistieke exceptie of jouw gerechtvaardigd belang. Soms moet je toestemming vragen van de deelnemers. Met de onderstaande tips zorg je dat jij aan de AVG voldoet!

Grondslag

Op grond van de AVG mag je alleen gegevens verwerken als je een beroep kunt doen op één van de onderstaande zes grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens:

1. De betrokken persoon geeft toestemming voor het gebruik.
2. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
3. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.
4. De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen, alleen voor levensbedreigende situaties.
5. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag. Dit geldt alleen voor bestuursorganen.
6. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de organisatie of van de derde partij aan wie zij de gegevens verstrekt.

Als een fotograaf of organisatie waarborgen treft om de privacy van deelnemers te beschermen, en het gaat niet om een verboden activiteit zoals verborgen camera’s of stalking, dan kunnen zij vaak een beroep doen op de grondslag van ‘’gerechtvaardigd belang’’. De organisatie kan alleen een beroep doen op deze grondslag als zij de betrokkenen van tevoren goed informeert, en als mensen de mogelijkheid hebben om foto’s te laten verwijderen waar zij herkenbaar op staan.

Als het gaat om een verslag op de website van de organisatie van een evenement met maatschappelijke relevantie, of foto’s die worden gebruikt in nieuwsmedia, geldt de journalistieke exceptie. De AVG is dan grotendeels niet van toepassing. Dit is ook gebleken uit de uitspraak van Rechtbank Amsterdam. De fotograaf hoeft niet steeds vooraf toestemming te vragen aan de geportretteerde voor de publicatie van een foto. De fotograaf moet nog steeds een grondslag hebben voor de publicatie, maar dat zal bijna altijd de grondslag zijn van gerechtvaardigd belang. Daarnaast valt dit onder het uitoefenen van het grondrecht op vrijheid van meningsuiting, ook als het gaat om close-ups van herkenbare mensen.

Wanneer de fotograaf close-ups maakt van herkenbare mensen die niet bedoeld zijn voor journalistieke doeleinden, maar bijvoorbeeld voor eigen promotiedoelen, is de grondslag toestemming de juiste keuze.

Hoe je in de praktijk omgaat met de activiteiten en het beleid rondom deze grondslagen kan lastig zijn. Hierna zijn per grondslag een aantal tips gegeven.

Gerechtvaardigd belang

1) Publiceer alleen foto’s waar mensen niet herkenbaar op staan

Organisaties kunnen vaak een beroep doen op hun gerechtvaardigd belang om voor hun eigen documentatiedoeleinden foto's te (laten) maken van evenementen om vast te leggen hoeveel en wat voor soort mensen het evenement bezochten. Als de fotograaf de instructie krijgt om van enige afstand te fotograferen, bij voorkeur op de rug van bezoekers, kan de organisatie bij het maken en publiceren van deze foto’s een beroep doen op de grondslag van het gerechtvaardigd belang. De fotograaf of websitebeheerder kunnen na het evenement controleren of sommige foto’s niet per ongeluk toch heel herkenbare mensen bevatten, zoals mensen in een rolstoel of personen in (werk)kleding met een naam of rugnummer. Een goede maatregel is dan om deze personen op (groeps)foto’s te vervagen met behulp van softwareprogramma’s voor fotobewerking.

2) Informeer deelnemers bij de inschrijving of aankoop van toegangskaarten over de aanwezigheid van een fotograaf

Organisaties moeten deelnemers informeren voor de aanvang van het evenement dat een fotograaf foto’s zal maken, en voor welke doelen. Doelen kunnen bijvoorbeeld zijn: als bewijs voor subsidie-aanvragen of als toekomstig promotiemateriaal in folders en op website(s). Het is het beste als de organisatie de deelnemers op meerdere manieren informeert, bijvoorbeeld met een mededeling bij inschrijving, via de website en tijdens het evenement zelf, bijvoorbeeld aan de kassa. Een mededeling met deze strekking kan voldoende zijn: ‘’U begrijpt dat wij foto's laten maken omdat dit noodzakelijk is voor ons belang om vast te leggen dat het congres heeft plaatsgevonden, en hoeveel mensen daarbij ongeveer aanwezig waren. Als wij u herkenbaar in beeld willen brengen, vragen wij vooraf uw toestemming.” De organisatie moet mensen in de gelegenheid stellen om een foto waar ze per ongeluk herkenbaar op staan, te laten verwijderen, door in een privacyverklaring uit te leggen hoe mensen dat kunnen doen.

3) Geef alleen deelnemers van het evenement toegang tot foto’s met herkenbare mensen

Een goede waarborg bij een beroep op de grondslag van het gerechtvaardigd belang is het beperken van de toegang tot de foto’s tot deelnemers aan het evenement. Na verloop van tijd haalt het evenementenbureau dit deel van de website offline. Het is een goed idee als de websitebeheerder een copyright notice publiceert op de website waarmee zij waarschuwt dat deelnemers de foto’s niet verder mogen verspreiden op het internet.

Toestemming vragen

4) Vraag toestemming aan volwassenen wanneer ze herkenbaar in beeld worden gebracht

Wanneer een fotograaf een close-up of een portret wil maken van iemand, dan kan hij of zij het beste individueel toestemming vragen aan deze personen. De fotograaf vraagt of hij een foto mag nemen en of deze foto gepubliceerd mag worden in een folder of op een publiek toegankelijke website. Het is best practice als de fotograaf de genomen foto even laat zien op zijn of haar digitale camera, zodat mensen meteen kunnen aangeven dat ze die foto niet willen (en dus hun toestemming meteen intrekken). Het is voldoende als de organisatie schriftelijke instructies geeft aan de fotograaf om deze werkwijze te volgen. Daarnaast moet de organisatie gehoor geven aan verzoeken van mensen die hun foto later verwijderd willen hebben van een website. Mensen mogen namelijk hun toestemming altijd (gratis) intrekken.

5) Kinderen

Kinderen jonger dan 16 jaar mogen niet zelf toestemming geven. Dat kunnen alleen de mensen doen die het gezag hebben, vaak de ouders. Het is dus niet verstandig om foto’s te maken van evenementen die gericht zijn op kinderen, tenzij het bijvoorbeeld om een school gaat die van tevoren via alle ouders toestemming heeft geregeld. Het is dan wel belangrijk dat kinderen waarvan de ouders geen toestemming hebben gegeven, niet op de foto staan. Een praktische manier om hiermee om te gaan is centraal aankondigen dat een fotograaf de komende 15 minuten foto’s gaat maken. De kinderen die niet op de foto willen of mogen, kunnen dan even naar een andere ruimte of ander deel van het evenement.

Nog een laatste puntje…

6) Wees bedachtzaam over het fotografiebeleid bij een evenement

Het is verstandig na te denken op welke manier en wanneer de fotograaf foto’s zal nemen. Factoren zoals het type evenement en de doelgroep moeten in de afweging meegenomen worden. Vragen die een organisatie zichzelf vooraf zou moeten stellen zijn: Zitten er kwetsbare groepen tussen de deelnemers zoals kinderen of mensen met handicap? Is het een bijeenkomst van een politieke partij of een groot evenement zoals de Gay Pride? Als organisatie kan je bijvoorbeeld een ruimte ter beschikking stellen voor mensen die niet gefotografeerd willen worden tijdens een borrel. Daarnaast kan je de fotograaf vragen alleen op bepaalde tijden foto’s te maken en de deelnemers hierover te informeren.